업무부터 문제 관리까지, 님께 드리는 일잘팀 노션 템플릿 🧑‍💻📁

2024. 12. 31.

지난 번에 잠깐 언급했었던 문서화의 중요성, 기억하시나요? 문서화는 이미 예전부터 업무에서 필수적인 요인으로 자리 잡았어요. 디퍼도 멤버들과 일하면 최대한 많은 정보를 기록하려고 하고 있고요. 그래서 지금도 꾸준히 노션을 열심히 활용하고 있어요! '기록적'인 부분에서 장점이 많거든요.

내년을 준비하는 분들을 위해, 연말을 맞아 디퍼가 [업무 진행 가이드북] 노션 템플릿을 만들어봤어요. 이번 템플릿은 ①프로젝트와 업무 사항을 한눈에 알고 ②팀원들의 문제를 해결하는 솔루션을 제공할 수 있어요. ③데이터가 차곡차곡 쌓이게 되면, 나중에 비슷한 문제가 생겨도 빠르게 해결할 수 있고요.

(템플릿의 일부 항목들을 수정하거나, 별도의 템플릿을 만들어서 팀의 목적성과 방향성에 맞게 사용해 주시면 가장 좋아요.👍 개인용으로 사용해도 좋지만 팀원들과 함께 사용한다면 템플릿의 효과를 2배로 누릴 수 있어요.)

노션 템플릿을 활용해야 하는 이유

첫 번째. 업무 효율성의 증가

업무 과정을 한눈에 보고 체계적으로 관리할 수 있어 '일을 위한 일'을 줄일 수 있어요. 특히 팀원 전체가 동일한 형식의 템플릿을 사용하게 되면 사전에 문제를 방지할 수 있다는 장점도 있어요.

두 번째. 실질적인 문제 해결

문제 상황을 단계별로 분석하고, 솔루션을 구체화할 수 있어요. 팀원들이 문제점을 제시해 주면 상황에 맞는 해결방법을 직접 고민하고 실천할 수 있어요.

세 번째. 간단한 문서화

모든 기록을 일관된 형식으로 기록할 수 있기 때문에 팀원 모두의 지식을 체계적으로 쌓을 수 있어요. 추후 비슷한 프로젝트나 문제 상황에서 쉽게 참고할 수 있는 지식 자산으로 활용할 수 있어요.

파악하고, 정리하고, 해결하기

템플릿은 크게 프로젝트 일정 관리, 팀원 업무 관리, 블로커 관리로 구분되어 있어요.

1. 프로젝트 일정 관리

프로젝트 일정 관리에서는 많은 프로젝트의 일정들을 한눈에 파악할 수 있어요. 자잘한 업무보다는 프로젝트의 진행 정도, 프로젝트 담당자, 프로젝트 관련 업무를 크게 볼 수 있어요.

타임라인 형식 : 프로젝트의 전체 흐름을 알 수 있어요. 마우스만 올려서 빠르게 일정을 추가할 수 있어요.
보드 형식 : 시작 전, 진행 중, 완료, 보류된 프로젝트를 구분해서 보기 편해요.

📌 프로젝트 담당자가 누구인지 빠르게 파악하거나 보고 싶은 기간만 지정하고 싶다면 설정에서 필터 혹은 그룹화를 활용해 보세요.

페이지에서 프로젝트 일정과 담당자, 진행 상태를 확인할 수 있어요. 또한 업무 페이지와 연동되어 있어, 어떤 업무가 지정되어 있는지 바로 알 수 있어요.

2. 팀원 업무 관리

업무 관리도 프로젝트 관리와 비슷하지만 조금의 차이가 있다면 월별로 보는 것과 진행상황이 별도로 구분되어 있어요. 팀원들이 어떤 업무를 진행하고 있는지, 일정대로 진행되지 않는 업무가 있는지 바로 확인할 수 있도록 좀 더 세부적으로 구분해 두었어요.

타임라인 형식 : 업무 진행도를 알 수 있어요. 마우스만 올려서 빠르게 일정을 추가할 수 있어요.
표 형식(급한 일 처리⚡️) : D-day를 볼 수 있어 급하게 처리해야 하는 업무를 우선적으로 할 수 있어요. 완료된 업무를 제외하고 시작 전, 진행 중인 업무만을 포함하고 있어요.

😅 팀원들이 부담을 가지면 어떡하죠? : 템플릿의 목적성을 분명하게 공유하는 게 중요해요. 템플릿을 활용하면 모든 팀원들이 동일한 업무 방식을 가질 수 있으며, 팀원들의 업무를 모두가 볼 수 있게 공유하는 건 프로젝트 진행에서 아주 중요한 부분이에요.

업무 페이지에서도 마찬가지로 관련 프로젝트, 업무 일정, 업무 담당자, 진행 상태를 확인할 수 있어요. 또한 마감일까지 얼마나 남았는지 알 수 있어요. 업무 우선순위를 세울 때 유용해요! 👍

(블로커에 대해서는 다음 카테고리에서 좀 더 다뤄볼게요.)

3. 블로커(문제) 관리

블로커 관리는 쉽게 말해, '문제 해결'이에요. 업무를 진행하면서 직면한 문제를 해결하기 위해 다른 팀원들에게 도움을 요청하는 시스템이에요. 일정은 자유롭게 설정할 수 있지만, 최대한 오늘 해결하는 것을 목표로 해요.

캘린더 형식 : 전체적인 일정과 요청사항, 담당자가 누구인지 한눈에 확인해요.
표 형식(급한 일 처리⚡️) : D-day를 볼 수 있어 급하게 처리해야 하는 업무를 우선적으로 할 수 있어요. 완료된 업무를 제외하고 시작 전, 진행 중인 업무만을 포함하고 있어요.

😮 단기적으로 해결해야 하는 이유 : 일정 지연의 문제가 발생할 수 있어요. 당장의 문제는 오늘까지 해결하고, 다른 날에 또 다른 문제를 해결하는 게 좋아요. 만약, 당장 도움을 주고받기 어렵다고 생각된다면 필요 인력 혹은 일정을 재조정해주세요.

😥 주의할 점 : 업무 담당자는 업무를 마무리(처리)해야 하는 역할이며, 해결사는 그 업무를 일부 도와주는 역할이에요. 업무 담당자는 해결사에게 너무 과도한 업무를 요청하지 말아야 하고, 해결사는 받은 요청을 기간 내에 해결할 수 있도록 도와주는 게 중요해요.

캘린더 활용 방법

업무 담당자는 요청사항(자료, 회의 등) 입력
1-1. 캘린더 작성 전, 문제사항에 대한 양식 제출
1-2. 돌아와서, 블로커 캘린더에도 입력
지정받은 해결사는 요청사항을 최대한 빠르게 해결해요.
2-1. '이번주'에 도움이 필요하다고 응답한 DB가 연동되어 자동으로 나타나요. 참고하여 본인에게 해당하는 보조업무를 수행할 수 있어요. (이번주가 아닌 다른 기준이 필요하다면 필터 수정)
2-2. 해결사는 해당 업무 페이지에 들어가 필요한 소스를 준비 혹은 제공하고 '상태'를 변경해요.
2-3. 해결사는 구체적인 액션 아이템까지 작성할 수 있어요. (선택사항)